Siklus Proses Bisnis Manufaktur

8.       Siklus Proses Bisnis

Proses bisnis mengacu pada metode dimana pekerja dikelola, dikoordinasikan, dan difokuskan untuk memproduksi produk atau jasa yang bernilai. Proses bisnis adalah arus kerja dari bahan baku, informasi, dan pengetahuan seperangkat aktivitas dan juga mengacu pada cara unik dimana manajemen memilih untuk mengkoordinasikan pekerjaan. Proses bisnis perusahaan dapat menjadi sumber kekuatan kompetitif jika dapet memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau menjalankannya dengan lebih baik dari pesaingnya. Proses bisnis juga dapat menjadi kewajiban jika berdasarkan cara bekerja yang telah usang telah menghalang kewaspadaan dan efisiensi organisasi. Proses bisnis melewati banyak wilayah fungsional berbeda dan membutuhkan koordinasi antar departemen.

8.1     Review atas Proses Bisnis Utama dalam Perusahaan Manufaktur

Fungsi manufaktur dan produksi bertanggung jawab untuk benar-benar memproduksi barang dan jasa perusahaan. System manufaktur dan produksi berhubungn dengan perencanaan, pengembangan, dan pemeliharaan fasilitas produksi; penetapan sasaran produksi; pengadaan, penyimpanan, dan ketersediaan bahan produksi; dan penjadwalan peralatan, fasilitas, bahan baku, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk membentuk produk akhir. System manufaktur dan produksi (manufacturing and production information system) mendukung aktivitas ini.

8.1.1  Pembelian dan Pengeluaran Kas

Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi:

1.        Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan 

2.        Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar

3.        Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan

4.        Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar

5.        Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat

6.        Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha

7.        Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi

8.        Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari : 

§  1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut 

§  2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang 

§  3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran 

§  4. Menyiapkan pengeluaran kas 

§  5. Mengelola utang usaha

§  6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum 

§  7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan 

B. Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran 

§  Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan) 

§  Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan) 

§  Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan) 

Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa 

Aktivitas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan. Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier.

Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan yaitu: 

a. Metode Pengendalian Tradisional 

Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis (EOQ). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan 

b. Metode Pengendalian Altenatif 

- MRP (material requirement planning) 

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

- JIT (just in time) 

Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan. 

Aktivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang dan Jasa 

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order. 

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima. 

Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier. 

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama: 

a. Memutuskan apakah menerima pengiriman 

b. Memeriksa jumlah dan kualitas barang 

Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa 

Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier 

Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report. Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya. Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima. 

Memperbaiki Utang UsahaEfisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan: 

§  Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet 

§  Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor : 

1. Sistem tanpa voucher 

2. Sistem Voucher 

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan. 

Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu : 

1. Sistem Pembelian 

2. Sistem Pengeluaran Kas 

3. Sistem Pembayaran Gaji 

Sistem Pembelian Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi: 

§  Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer 

§  Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

§  Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan. 

§  Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok. 

§  Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas : 

1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition) 

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa. 

2. Penawaran Barang (Qutation) 

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya. 

3. Pemesanan Barang (Purchase Order) 

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli. 

4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt) 

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

5. Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan. 

8.1.2 Siklus Produksi

Siklus ini mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan buruh menjadi produk jadi. Siklus produksi ini tidak termasuk harga pokok penjualan.

Pada siklus produksi, terdapat 4 aktivitas dasar bisnis yaitu :

a)       Desain Produk

Kenapa harus dilakukan desain produk? Karena desain produk ini bertujuan agar produk yang dihasilkan nantinya laku dijual, memiliki kualitas yang bagus, intinya agar produk yang dihasikan bisa menang bersaing dengan produk lainnya.

b)      Perencanaan dan Penjadwalan

Perencanaan dan penjadwalan disini terkait dengan proses pembuatan produk yang telah di desain. Selain itu juga termasuk perencanaan perolehan bahan baku, disini ada 2 metode yaitu :

-          Metode Perencanaan Sumber Daya Produksi

Yaitu perusahaan menyiapkan gudang untuk menampung bahan baku agar nantinya ketika akan melakukan produksi kita telah memiliki bahan baku.

-          Metode Just In Time

Yaitu perusahaan tidak memiliki gudang penyimpanan bahan baku karena bahan baku dipesan ketika ada pesanan penjualan atau di pesan saat itu juga (just in time).

c)       Operasi Produksi

Prosedur-prosedur yang dijalankan dalam rangka menghasilkan suatu produk.

d)     Akuntansi Biaya

Memproses semua informasi yang berkaitan dengan biaya-biaya produksi termasuk biaya bahan baku, biaya tenaga kerja maupun biaya overhead pabrik.  Sehingga nantinya diharapkan mampu menghasilkan biaya yang akurat.

Batasan Aplikasi Siklus Produksi

Pengendalian persediaan dapat dicapai melalui catatan-catatan dan laporan-laporan persediaan yang menyajikan informasi seperti penggunaan persediaan, saldo persediaan,tingkat minimal dan maksimal persediaan. Titik order ulang dan prosedur-prosedurnya harus ditetapkan. Titik order ulang adalah tingkat persediaan dimana harus dilakukan order tambahan untuk menghindari kurangnya persediaan. Penentuan titik order ulangmensyaratkan dilakukan analisis permintaan produk, biaya setup pengorderan atau produksi,lead time pasokan atau produksi, biaya penanganan persediaan, dan biaya-biaya yang berkaitan dengan kondisi tidak adanya persediaan seperti kerugian penjualan atau penggunaan fasilitas-fasilitas produksi secara tidak efisien. Karena tujuan pengendalian persediaan adalah meminimalkan total biaya persediaan, keputusan penting yang harus di buat adalah besarnya kuantitas ekonomis setiap order pembelian yang disebut economicorder quantity (EOQ). Kuantitas order ulang harus sama dengan carrying cost dan totalordering cost.

SubSistem Aplikasi Siklus Produksi

Perancangan produk merupakan tahap awal dari sistem produksi yang bertujuan untuk merancang sebuah produk yang memenuhi keinginan konsumen dalam hal kualitas, lama pengerjaan, dan biaya produksi yang rendah.

Sistem Akuntansi Biaya

Tahap akhir dalam sistem produksi adalah sistem akuntansi biaya yang bertujuan yaitu :

-          Menghasilkan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dala produksi.

-          Menghasilkan informasi biaya yang akurat agar dapat digunakan sebagai dsar penentuan   harga (pricing) dan kepututusan tentang komposisi produk (product mix).

-          Menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk menghitung nilai persediaan dan harga pokok penjualan.

Jenis sistem akuntansi biaya yang umum  digunakan oleh sebuah perusahaan adalah sistem penentuan harga pokok pesanan (job order costing) dan sistem peneentuan harga pokok proses (process costing) dan laporan yang dihasilkan sistem akuntansi biaya umumnya berupa :

-          Laporan kontrol (control report).

-          Laporan harga pokok produksi (production cost report)

Catatan akuntansi yang diselenggarakan dalam sistem akuntansi biaya adalah :

Ø  Jika perusahaan mengolah data biaya secara manual (noncomputerized record) :

1. Perusahaan jasa dan manufaktur menggunakan sebuah kartu harga pokok produksi (production cost ledger) yang berfungsi sebagai kartu pembantu untuk rekening persediaan produk dalam proses.

2. Jika perusahaan menggunakan sistem harga pokok pesanan, catatan ini dibuat satu halaman untuk setiap pesanan.

3. Jika perusahaan menggunakan sistem harga pokok proses, catatan ini dibuat dalam satu halaman untuk setiap pusat biaya. Untuk mencatat informasi dalam catatan ini, digunakan arsip order produksi.

Ø   Jika perusahaan mengolah data biaya dengan menggunakan komputer :

1.  File induk (masterfile) dan file transaksi (transaction file)

8.1.3 Penjualan dan Penerimaan Kas

Semua yang berkaitan dengan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi yang tejadi secara berulang-ulang terkait dengan penyerahan barang dan jasa kepada para pelanggan dan menerima semua bentuk pelunasan yang diterima dari pelanggan dapat diartikan sebagai siklus pendapatan. Menyediakan barang atau jasa sesuai dengan kesepakatan antara penjual dengan pembeli pada waktu dan tempat serta harga yang sesuai merupakan aktivitas utama dalam kegiatan siklus pendapatan. Untuk memberikan layanan kepada pembeli maka pimpinan perusahaan harus melaksanakan kebijakan sebagai berikut:

1. Memastikan bahwa produk telah sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan

2. Menjaga agar persedian barang atau jasa tersedia setiap saat

3. Menetapkan syarat-syarat penyerahan barang kepada pembeli

4. Menetapkan harga yang tinggi

5. Menentukan fasilitas penawaran secara kredit dan kredit maksimal

6. Berapa banyak kredit yang harus diberikan? Menentukan syarat-syarat penjualan kredit yang harus dipenuhi

7. Menentukan jumlah pembayaran yang maksimal

Pihak perusahaaan dalam kegiatan ini selalu mempelajari dan melakukan evaluasi mengenai efektivitas proses siklus pendapatan. data dan informasi yang diterima harus akurat dan dapat dipercaya serta relevan untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan oleh pimpinan. Menurut Romney (2005 ), ada tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pendapatan, yaitu:

1. Mendapatkan dan memproses data mengenai berbgai aktifitas bisnis

2. Menyimpan dan mengatur data tersebut untuk mendukung pengambilan keputusan

3. Memberikan pengawasan untuk memastikan keandalan data serta menjaga sumber daya perusahaan

               Semua yang berkaitan dengan rangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi yang terjadi secra berulang-ulang terkait dengan penerimaan barang dan jasa dari pemasok dan membayar semua bentuk pelunasan yang diserahkan kepada pemasok dapat diartikan sebagai siklus pengeluaran.

            Siklus pengeluaran bertujuan untuk menekan biaya perlengkapan, dan biaya-biaya pemelihraan persediaan barang digudang, biaya perlengkapan, dan biaya-biaya lain dalam benuk pengeluaran atas pelayanan yang diterima perusahaan. Untuk dapat menekan semua biaya diatas, maka manajemen harus membuat beberapa keputusan penting sebagai berikut :

1. Menentukkan jumlah persediaan dan perlengkapan yang aman

2. Menentukkan pemasok yang betul-betul memberikan pelayanan yang baik

3. Menentukkan penempatan di mana persediaan disimpan

4. Lakukan pembelian secara lintas unit dapat menekan harga pokok pembelian

5. Mengoptimalkan pemanfaatan tekhnologi dan informasi agar terjadi efisiensi

6. Mengendalikan ketersediaan uang tunai untuk mendapatkan potongan pembelian

7. Lakukan pengelolaan arus kas untuk memeudahkan pelunasan ke pemasok

Selain itu, pengawasan dan evaluasi yang dilakukan oleh pimpinan terkait dengan efisiensi serta efektifitas proses siklus pengeluaran yang membutuhkan kemudahan akses ke pangkalan data terinci mengenai sumber daya yang digunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan mempengaruhi sumber daya tersebut, serta para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Selanjutnya, agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, data harus akurat, andal, dan tepat waktu. 

Menurut Romney (2005), ada tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran, yaitu sebagai berikut :

1. Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis

2. Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan

3. Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya perusahaan

A. SIKLUS PENDAPATAN 

Siklus ini bertujuan untuk mengetahui perinciian saat terjadinya proses penagihan kas berlangsung dan diterimanya pendapatan.

1. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

a. Menerima Pesanan Penjualan 

Dimulai dengan adanya penerimaan pesanan dari pelanggan yang kemudian diproses oleh bagian pesanan penjualan untuk dipertanggung jawabkan kepada wakil direktur bagian pemasaran.

     -      Menerima Pesanan 

Banyak cara meningkatkan efisien dan efektifitas proses entri pesana penjulan. Salah satunya adalah mengizinkan pelanggan memasuki data pesanan penjualan sendiri ( dalam penjualan melaului website ). Cara lain menggunakan elektronik data interchange (EDI) untuk berhubungan langsung dengan pelanggan. Semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan dikumpulkan dan dicatat secra akurat. Untuk itu, perlu diadakan pemeriksaan tentang :

a.       Mencocokan informasi dalam file induk pelanggan file persediaan barang

b.      Memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan telah tercantum secar lengkap

c.       Perifikasi kuantitas yang dipesan dengan riwayat penjualan barang pelanggan yang bersangkutan

   -        Persetujuan Kredit

Penjualan secara kredit banyak dilaksanakan dalam praktik bisnis perusahaan. Biasanya dibuat batas kredit untuk setiap pelanggan catattan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuan untuk membayar. Biasanya terdapat otorisasi khusus untuk menyetujui kredit bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas maksimal kredit pelanggan tersebut.

     -      Memeriksa ketersediaan persediaan

Langkah berikutnya menetapkan apakah jumlah persediaan barang cukup memenuhi pesanan, agar dapai diinformasikan kepada pelanggan kapan pesanannya akan dikirim. Apabila ketersediaan barang tidak mencukupi pesanan tersebut maka dibuat pemesanan ulang untuk berang tersebut. Ketika ketersediaan barang sudah bisa dipastikan, maka buat kartu pengambilan barang yang berisi daftar jenis barang-barang beserta jumlah barang yang dipesan.

     -      Menginformasikan kepada pelanggan

Pelayanan pelanggan adalah hal yang penting bagi perusahaan, untuk itu perusahaan dapat menggunakan sistem Customer Relationship Management ( CRM ) mendukung proses penting dalam menjawab permintaan pelanggan. Sistem ini mengatur data terinci mengenai pelanggan hingga data dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal kepada pelnggan.

               b. Pengiriman

     -      Mengambil dan mengepak pesanan

Pegawai bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang mengidentifikasi produk serta berapa banyak pesanan yang dikeluarkan dari gudang. Para pegawai begian gudang akan mencatat jumlah setiap barang yang diambil. Barang kemudian dipindahkan ke bagian pengiriman.

     -      Pengiriman pesanan

Bagian pengiriman akan memeriksa jumlah fisik persediaan barang dengan jumlah yang tertera dalam kartu pengambilan barang dengan jumlah yang ditujukkan pada salinan pesanan penjualan yang dikirim langsung ke bagian pengiriman berdasarkan pesanan penjualan. Tembusan pengemasan memuat jumlah dari keterangan setaip barang yang dimasukkan kedalam daftar pengiriman. Menyiapkan dokumen pengiriman yang merupakan kontrak resmi dan menyatakan bahwa terdapat tanggung jawab atas sejumlah barang yang dikirim.

c.    Penagihan dan Piutang uSaha

Aktivitas yang terjadi pada piutang usaha adalah sebagi berikut:

     -       Penagihan

Aktivitas penagihan adalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Dalam aktivitas penagihan, dokumen dasar yang dibuat adalah faktur penjualan yang menginformasikan kepada pelanggan tentang sejumlah kewajiban mereka dari transaksi yang terjadi serta kapan dan dimana mereka akan melunasinya.

     -      Perawatan dan piutang

Fungsi penting data piutang usaha adalah menggunakan berbagai informasi yang terdapat pada faktur penjualan sehingga memudahkan melakukan pendebitan dan mengkredit rekening tersebut saat penerimaan tagihan. Ada dua perlakuan untuk memelihara data piutang usaha tersebut, yaitu menggunakan metode faktur terbuka dan menggunakan metode pembayaran total.

d. Tagihan Kas

Siklus akhir pendapatan adalah penerimaan tagihan kas. Penerimaan kas dan cek dari pelanggan dapat saja dicuri dengan mudah oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Untuk itu dapat digunakan beberapa langkah alternatif untuk mengurangi risiko pencurian tersebut. Antara lain sebagai berikut :

1) Menugaskan staf bagian surat-menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang, Yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini kebagian piutang usaha.

2) Pengamanan pencurian kiriman uang pelanggan oleh karyawan perusahaan dengan membuat sistem lockbok (merupakan sebuah alamt pos yang dituju pelanggan ketika menyerahkan uang mereka ) di bank. Penggunaan lockbox ini juga akan meningkatkan manajemen arus kas. Dengan adanya lockbox, akan meniadakan penundaan yang berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum penyimpanan. Namun petugas khusus setiap tanggal jatuh tempo tagihan harus memeriksa kontak ini.

2. Mekanisme Pemrosesan Bukti Transaksi

Ciri utama sistem siklus pendapatan ditunjukkan oleh kompleksitas data dan integrasi data yang dihasilkan. Sistem pemproses data langsung (on-line) yang menerima pesanan melaui internetatau pesanan kepada tenaga penjual, memiliki keuntungan sebagai berikut :

a. Bisa dideteksi kesalahan dini sebab entri pesanan dilakukan ke pelanggan

b. Persetujuan kredit dapat dibuat segera pada waktu pelanggan menyerahkan pesanannya

c. Kondisi persediaan lebih akurat dan menjamin pelayanan ke pelanggan

d. Penghematan waktu oleh bagian gudang dan bagian pengiriman

e. Kesalah dapat dideteksi lebih awal karena data yang dimasukkan oelh bagian pengiriman dengan yang berada di file penjualan mudah diverifikasi

f. Peningkatan arus kas serta ukuran kinerja lebih tepat waktu

3. Pengawasan

Fungsi lain dari SIA yang didesain secara baik merupakan proses menyiapkan pengawasan dan pengendalian dengan tujuan untuk mengotorisasi transaksi secara benar dan pencatatan secra valid, dapat menjaga keamanan data kas, persediaan dari risiko kehilangan dan pencurian, dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan

8.2 Mengidentifikasi Major Threat dalam Aktivitas Bisnis di atas dan Mengevaluasi Kecukupan Pengendalian Internal

Ada beberapa ancaman dan pengendaliannya pada siklus pendapatan ini, umumnya seperti : 

a) Kehilangan Data

Pengendalian untuk hal ini adalah pengendalian akses (secara fisik dan logis)

b) Kinerja yang buruk

Pengendalian untuk hal ini adalah melakukan persiapan dan tinjauan laporan kinerja

1. Penerimaan pesanan penjualan 

Pada aktivitas entri pesanan penjualan ada beberapa ancaman antara lain: 

• Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat
• Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk
• Terjadi legitimasi pesanan
•  Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu: 

• Pemeriksaan edit entri data
• Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan
• Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business
• Sistem pengendalian persediaan

2. Pengiriman barang 

Pada aktivitas pengiriman barang ada beberapa ancaman antara lain: Kesalahan jumlah barang, alamat ataupun jenis barang yang dikirim. 
§  Pencurian persediaan

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu: 
Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan, pemindai kode garis, pengendalian aplikasi entri data Batasi akses fisik ke persediaan. Dokumentasi semua transfer internal persediaan. Perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat

3. Penagihan dan piutang usaha 

Pada aktivitas penagihan dan piutang usaha ada beberapa ancaman antaralain: 
§  Kegagalan untuk menagih pelanggan
§  Kesalahan dalam penagihan
§  Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha
Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu: 
 Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik. Rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan
Pengendalian edit entri data dan daftar harga
 Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan 

4. Penagihan kas 

Pada aktivitas penagihan kas ancaman yang biasa terjadi adala : 
Pencurian Kas

Hal ini dapat diatasi dengan beberapa cara, yaitu: Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.