Siklus Pendapatan

Sistem Informasi Akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang berkaitan dengan siklus – siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian – kejadian ini menghasilkan transaksi – transaksi yang dapat dikelompokan menjadi empat siklus aktivitas bisnis yang umum, yaitu :

Ø  Siklus Pendapatan

Ø  Siklus Pengeluaran

Ø  Siklus Produksi

Ø  Siklus Keuangan

Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya.  Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu melakukan  siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas.

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Oleh karenanya kami akan merumuskan masalah dalam desain sistem umum siklus pendapatan berikut ini :

Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan

a. mengambil pesanan pelanggan

b. Persetujuan kredit

c. Memeriksa ketersediaan persediaan

d. Menjawab permintaan pelanggan

2. Pengiriman barang

a. Ambil dan pak pesanan

b. Kirim pesanan

3. Penagihan dan piutang usaha

a. Penagihan

b. Pemeliharaan data piutang usaha

c. Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan

4. Penagihan kas

Siklus pendapatan terdiri dari semua kegiatan dalam sistem order entry/penjualan, sistem penagihan/penerimaan kas, dan sebagian kegiatan yang relevan dalam sistem inventaris dan sistem general ledger. Operasi - operasi siklus pendapatan menyertakan :

·   Pendapatan dan pencatatan order pelanggan

·   Pengiriman barang dan pencatatan biaya dari barang yng terjual

·   Penagihan dan pencatatan penjualan dan accounts receivable

·   Pendapatan dan pencatatan penerimaan kas 

Urutan Aktivitas

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.

a.   Mengambil pesanan pelanggan

      Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat.

b.   Persetujuan kredit

      Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.

Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.

c.   Memeriksa ketersediaan persediaan

      Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman.

      Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.

      Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman.

d.   Menjawab permintaan pelanggan

      Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.

      Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.

Aktivitas dasar kedua dalam siklus adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap:

1.  Mengambil dan mengepak pesanan

2.  Mengirim pesanan tersebut

Departemen bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.

1.      Ambil dan mengepak pesanan

Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman.

            Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih responsif ke pelanggan.

2.      Mengirim pesanan

Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan.

Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim.  Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan faktur penjualan harus dibuat serta dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka.

Ringkasan dari Pengawasan siklus Pendapatan :

Aktivitas Kontrol

Proses Penjualan

Penerimaan Kas

Transaksi Persetujuan

Pemisahan Tugas

Pemeriksaan Kredit,

Kebijakan Retur

Kredit dipisahkan dari pemrosesan; pengawasan persediaan dipisah dari gudang; buku besar pembantu piutang dipisah dari buku besar umum

Daftar Pembayaran

Penerimaan kas dipisah dari piutang dan rekening kas; buku besar piutang dipisah dari buku besar umum.

Aktivitas Kontrol

Proses Penjualan

Penerimaan Kas

Supervisi

Catatan Akuntansi

Akses

Verifikasi Independen   

Pesanan Pembelian, jurnal pembelian, buku besar pembantu piutang, rekening control piutang (buku besar umum), buku besar pembantu persediaan, pengawasan persediaan, rekening penjualan (buku besar umum).

Akses secara fisik ke persediaan; akses ke catatan akuntansi diatas ; akses secara fisik ke kas, akses ke catatan akuntansi di atas.

Departemen pengiriman, departemen penagihan, buku besar umum. 

Departemen penerimaan dokumen

Dokumen pembayaran, cek, daftar jurnal pembayaran, penerimaan kas, buku besar piutang, rekening control piutang, rekening kas.

Departemen pengiriman, departemen penagihan, buku besar umum

Penerimaan kas, buku besar umum, rekonsiliasi bank.

Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan sebagai berikut :

Proses / Aktivitas

Ancaman   

Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan

Entri Pesanan Penjualan

Pengiriman

Penagihan dan piutang usaha  

1.    Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat.

2.    Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk.

3.    Keabsahan Pesanan

4.    Habisnya persediaan , biaya penggudangan, dan pengurangan harga

5.    Kesalahan pengiriman:

   Barang dagangan salah  Jumlah yang salah Alamat yang salah.

6.    Pencurian persediaan.

7.    Kegagalan untuk menagih pelanggan

8.    Kesalahan dalam penagihan

9.    Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha  

Pemeriksaan kelengkapan data pelanggan, pencarian otomatis data referensi seperti alamat.

Menetapkan batas kredit utk setiap pelanggan, persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, memelihara catatan yang akurat atas saldo piutang pelanggan.

Ttd di atas dokumen kertas; ttd digital dan sertifikat digital untuk e-business.

Sistem pengendalian persediaan, dan perhitungan fisik persediaan secara periodic.

Membandingkan data pengiriman dan pesanan penjualan; pemindai kode garis Pengendalian aplikasi entri data

Persediaan disimpan di tempat yang aman dengan pembatasan akses secara fisik; semua transfer internal didokumentasikan; perhitungan fisik persediaan secara periodik dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat.

Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan; pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan dengan pesanan penjualan.

Mencocokan jumlah yang tercantum di slip pengepakan dengan jumlah di pesanan penjualan.

Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan.

Proses/ aktivitas

Ancaman

Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan

Penagihan kas

Masalah pengendalian umum

10.    Pencurian Kas

11.    Kehilangan data

12.    Kinerja yang buruk

Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan;

Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.

Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis).

Persiapan dari tinjauan laporan kinerja.

Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

·  Sistem Batch dengan menggunakan Akses Langsung ke File.

Pokok utama yang ditinjau pada system ini adalah :

1. Pemasukan Data (Keystroke);

2. Menjalankan Program Perbaikan (Edit Run);

3. Menjalankan Program Pengurutan (Sort Run);

4. Menjalankan Program Update Piutang dan Penagihan (AR Update and Billing Run);

5. Menjalankan Program Pengurutan dan Update Persediaan (Sort and Inventory Update Run);

6. Menjalankan Update Buku Besar Umum (General Ledger Update Run).

·  Rancang Ulang Pemrosesan Pesanan dengan Teknologi Real-Time

Pendekatan ini mempunyai beberapa kelebihan, antara lain :

1. Pemrosesan real time akan sangat menyederhanakan siklus kas perusahaan.

2. Pemrosesan real time memberikan perusahaan keuntungan persaingan pada pasar.

3. Prosedur manual mempunyai kecenderungan untuk menghasilkan kesalahan kritis.

4. Pemrosesan real time akan mengurangi pemakaian kertas

·  Sistem Batch Penerimaan Tunai dengan akses Langsung ke File

Sistem penerimaan tunai biasanya adalah system batch, beberapa perusahaan melihat tidak adanya keuntungan yang signifikan untuk menerapkan prosedur  kas secara real time.

·  Sistem Point Of Sale (POS)

Pada system ini perusahaan menukarkan barang-barang mereka dengan uang tunai. Perusahaan / Organisasi tidak memelihara rekening pelanggan, persediaan disimpan di toko, tidak terpisah di gudang. Pelanggan secara langsung mengambil barang yang akan mereka beli dan membawanya ke kasir pembayaran.

·  Rancang Ulang memakai EDI

Electronic Data Interchange (EDI) adalah system yang dibuat untuk mempercepat transaksi antara pabrikan dengan pedagang grosir dan antara pedagang grosir dengan pedagang eceran. Permasalahan pada system EDI adalah bagaimana memastikan transaksi tanpa adanya pengesahan. Rekan bisnis dapat mengakses ke catatan akuntansi perusahaan yang tidak termasuk dalam perjanjian.

·  Rancang Ulang Memakai Internet

Internet menghubungkan organisasi dengan ratusan potensial rekan bisnis yang mana organisasi tidak memerlukan perjanjian formal, tetapi semakin rawan dengan penipuan, Virus dan hacker. Maka diperlukan pengawasan yang lebih untuk meminimalkan resiko.

·  Pertimbangan Pengawasan untuk Sistem yang berbasis Komputer

Sistem Akuntansi yang Berbasis Mikrokomputer

Sitem mikrokomputer mempunyai kecenderungan tidak mempunyai pemisahan tugas. Seseorang mungkin bias bertanggung jawab untuk memasukkan seluruh data transaksi, termasuk pesanan penjualan, penerimaan kas, dan pengeluaran kas. Pengawasan pada lingkungan mikrokomputer memerlukan pengawasan yang intensif, termasuk pengawasan laporan manajemen (seperti daftar detail transaksi) dan sering kali harus dilakukan verifikasi independen.